НЭГ. ЗОРИЛГО, ХАМРАХ ХҮРЭЭ
Энэхүү баримт бичгийн зорилго нь байгууллагад ашиглагдаж буй баримтжуулсан мэдээлэл болон бусад баримт бичиг, бүртгэлийг үүсгэх, батлах, түгээх, ашиглах, шинэчлэхэд хяналт тавихад оршино.
Баримт бичгийн хариуцагч нь энэхүү баримт бичгийг жилд нэг удаа эсвэл шаардлага гарсан тухай бүрд эзэмшигчийн зөвшөөрлөөр шинэчлэн сайжруулна.
ХОЁР. ХОЛБОГДОХ БАРИМТ БИЧИГ
2.1 Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн тухай хууль
2.2 Байгууллагын нууцын тухай хууль
2.3 Хүний хувийн мэдээлэл хамгаалах тухай хууль
2.4 Нийтийн мэдээллийн ил тод байдлын тухай хууль
ГУРАВ. БАРИМТЖУУЛСАН МЭДЭЭЛЭЛ БА МЭДЭЭЛЛИЙН АНГИЛАЛ
3.1 Баримтжуулсан мэдээлэлд байгууллага өөрөө удирддаг бодлого, журам, заавар, гарын авлага, бүх төрлийн бүртгэл зэргийг авч үзнэ.
3.2 Баримтжуулсан мэдээлэл нь цахим болон цаасан хэлбэртэй байж болно.
3.3 Баримтжуулсан мэдээллээс гадна бусад баримт бичиг, мэдээллийн сан, цахим шуудан, мэдлэг зэрэг байгууллага үүсгэн, баталж, түгээж, ашиглаж, шинэчилдэг бүх төрлийн мэдээллийг хэрэглээний зориулалт, үнэ цэнэ, ач холбогдол, задруулбал байгууллагад учрах хохирлын хэмжээ, хууль, журмын шаардлага зэргээс хамаарч дараах байдлаар ангилна.
3.3.1 Нууц мэдээлэл: Харилцагч, хэрэглэгч, багийн гишүүдийн хувийн мэдээллийг батгаасан эсхүл хандах эрхийн түвшинд хязгаарлалттай , мэдээллийн аюулгүй байдал алдагдсан тохиолдолд байгууллагын хэвийн үйл ажиллагаанд хохирол учруулахуйц мэдээллүүдийг "Нууц" мэдээллүүд гэнэ.
3.3.2 Дотоод мэдээлэл: Байгууллагын дотоод үйл ажиллагаа болон, санхүүгийн мэдээллийг агуулсан, байгууллагын дотоод багийн гишүүдэд нээлттэй, мэдээллийн аюулгүй байдал алдагдсан тохиолдолд тухайн мэдээллийг дахин цуглуулах, залруулах боломжтой мэдээллүүдийг "Дотоод" мэдээллүүд гэнэ.
3.3.3 Нээлттэй мэдээлэл: Энэ ангилалд нийтэд ил болсон байгууллагын аливаа мэдээлэл буюу хэвлэлийн мэдээ, маркетингийн материал зэрэг олон нийтэд чөлөөтэй хуваалцах боломжтой өгөгдлөөс гадна Нийтийн мэдээллийн ил тод байдлын тухай хуулиар ил болгохоор тодорхойлогдсон мэдээллүүдийг хамруулна.
3.3.4 Архивлагдсан мэдээлэл: Энэ ангилалд идэвхтэй ашиглагдахаа больсон боловч хуучин санхүүгийн тайлан, боловсон хүчний бүртгэл зэрэг хууль эрх зүйн, зохицуулалтын болон түүхэн шалтгаанаар хадгалах шаардлагатай өгөгдөл, мэдээллүүдийг хамруулна.
3.4 Мэдээллийн эзэмшигч нь нууц ангиллын мэдээллийг хадгалах, түгээх, дамжуулахдаа далдлах шаардлагатай өгөгдлийг тодорхойлж зохих арга техникүүдийг ашиглах буюу замаасаа алдагдсан үед унших боломжгүй байдлаар далдалдаг байна. Жишээ нь: Хувь хүний эмзэг мэдээлэл, бизнесийн орлого, зарлагын мэдээлэл г.м.
3.5 Мэдээллийн ангиллын дагуу баримт бичиг, бүртгэлүүдэд энэхүү журмын 4.5-р бүлгийн дагуу хяналтыг тогтооно.
3.6 Мэдээллийн эзэмшигч нь 1 жил тутамд болон тухайн мэдээлэлтэй холбоотой аливаа өөрчлөлт орсон тухай бүр тухайн мэдээллийн ангиллыг хянаж, шинэчлэн тогтооно.
3.7 Мэдээлэлд орсон өөрчлөлт бүрд тухайн мэдээллийн хувилбарыг 1 бүхэл тоогоор нэмэгдүүлэн бүртгэнэ.
3.8 Мэдээллийн эзэмшигч нь өөрийн эзэмшиж буй мэдээллийн аюулгүй байдлыг хангах, хянах, устгах үүргийг хүлээнэ.
ДӨРӨВ. ДОТООД БАРИМТ БИЧГИЙН ХЯНАЛТ
Дотоод баримт бичиг нь байгууллага эрх хэмжээнийхээ хүрээнд албан бичиг, акт, гэрээ, тогтоол, тушаал, бүртгэл, бодлого, журам, заавар, хөтөлбөр, төлөвлөгөө, тэмдэглэл, мэдэгдэл, тайлан, тодорхойлолт, удирдамж зэрэг өөрөө бий болгосон бүх баримт бичиг байна.
4.1 Баримт бичгийн формат
4.1.1 Баримт бичгийн текстийг [Times new roman] фонт, [11] хэмжээтэй бичнэ. Бүлгийн гарчгийг [14] тод бичнэ.
4.1.2 Бүхий л баримт бичиг нь Монгол эсхүл Англи хэл дээр байх ба бусад хэл дээр баримт бичгийг зохион бэлдэх шаардлагатай тохиолдолд тухайн хэл уруу орчуулан хэрэглэнэ.
4.1.2.1 Зарим тохиолдолд орчуулан хэрэглэх нь тухайн үгний уг утгыг алдагдуулж болзошгүй нөхцөлд тухайн үгийг галиглах буюу эх үгний хамт хэрэглэж болно.
4.1.3 Гарын үсэг- Баримт бичигт хянасан, зөвшөөрсөн, баталсан агуулгыг гарын үсгээр баталгаажуулах ба гарын үсэг нь цахим(e-sign) хэлбэртэй байж болно.
4.1.4 Баримт бичигт огноог өдөр(XX)/сар(XX)/он(XXXX) байдлаар тэмдэглэнэ. 2024 оны 08 сарын 22 гэх байдлаар
4.1.5 Баримт бичгийн дугаарлалтыг дараах байдлаар оноож, энэхүү баримт бичгийн хариуцагч бүртгэнэ.
4.1.5.1 Гадагш явах баримт бичгийг “оны сүүлийн 2 цифр, ташуу зураас, 01” гэсэн дугаараас эхлэн дараалуулан дугаарлана. Жишээ нь: 24/01, 24/02 гэх мэт.
4.1.5.2 Гүйцэтгэх захирлын тушаалыг “А”, “дундуур зураас, тухайн оны 2 цифр, ташуу зураас, 01” гэсэн дугаараас эхлэн дараалуулан дугаарлана. Жишээ нь: А-24/01 гэх мэт.
4.1.5.3 Хүний нөөцтэй холбоотой тодорхойлолтыг тухайн оны 2 цифр, ташуу зураас, 01” гэсэн дугаараас эхлэн дараалуулан дугаарлана. Жишээ нь: 24/01 гэх мэт.
4.1.5.4 Гэрээг тухайн оны 2 цифр, ташуу зураас, 01” гэсэн дугаараас эхлэн дараалуулан дугаарлана. Жишээ нь: 24/01
4.1.5.5 Бусад төрлийн баримт бичгүүд нь тухайн баримт баримт бичгийн нэр болон хувилбараар бүртгэгдэнэ.
4.1.6 Баримт бичгийн тэргүү нь системд байгууллагын нэр, тушаалаар батлагдсан тохиолдолд тушаалын дугаар, баримт бичгийн нэрийг мэдээллийн ангиллыг агуулна.
4.1.6.1 Баримт бичгийн ангилалыг Нээлттэй мэдээллийг culture.erxes.mn хуудсаар хандах боломжтой байдлаар байрлуулж, Дотоод мэдээллийг Team inbox-оор нэвтэрч орсон үед унших боломжтой байдлаар байршуулж хандах эрхийг хязгаарлана.
4.1.6.2 Албан бичиг, тушаал, тогтоол, гэрээ гэх мэт тодорхой хэв маягтай бус баримт бичгүүдэд эдгээр мэдээллүүдийг 4.1.6 тохирох хэлбэрээр тусгасан байна.
4.1.6.3 Нээлттэй ангиллын мэдээллийн ангиллыг тусгахгүй байж болно.
4.1.7 Баримтжуулсан мэдээллийн өөрчлөлтийн хяналтыг “Modified date”-ээр хянана.
4.1.8 "office.erxes.io"-д бүртгэгдэж, хөтлөгдөж, томилогдож байгаа бүхий л үйл ажиллагааг Тушаал, Шийдвэр, Төлөвлөгөөний нэгэн адил авч үзнэ.
4.1.9 Баримт бичигт тавигдах бусад шаардлагыг Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн тухай хуулийн хүрээнд хэрэгжүүлнэ.
4.2 Баримт бичгийг боловсруулах, батлах, хадгалах
4.2.1 Баримт бичгийг холбогдох нэгжийн ажилтан буюу тухайн баримт бичгийн хариуцагч боловсруулна. Боловсруулагдаж буй төлөвт бүхий л баримт бичиг нь Нууц ангилалд байна.
4.2.2 Боловсруулагдсан баримт бичгийг тухайн баримт бичгийн хүрээнд холбогдох ажилтан, болон эзэмшигч эсхүл шууд удирдлагад и-мэйлээр илгээн нэмэлт саналуудыг тусгах ба түүний дараа эцэслэн баримт бичгийн эзэмшигч эсхүл шууд удирдлагад илгээнэ.
4.2.2.1 Хууль эрх зүй болон МАБ хариуцсан ажилтан нь боловсруулагдаж буй баримт бичгүүдэд холбогдох хяналтуудыг тогтоож, санал тусгадаг байна.
4.2.3 Эзэмшигч эсхүл шууд удирдлага нь боловсруулсан баримт бичгийг хянаж, тухайн баримт бичгийн мэдээллийн ангилал, баримт бичгийн хэрэглэгчдийг тодорхойлон, зөвшөөрлийн хамт и-мэйлээр боловсруулсан ажилтанд илгээнэ.
4.2.3.1 Санал тусгах, хянах зэрэг үйлдлийг нэг зэрэг засварлаж, өөрчлөлтийг хянах боломжтой байдлаар боловсруулж болно. Жишээ нь Google drive.
4.2.4 Батлах буюу баталгаажуулах мэдээллийг байгууллагын гүйцэтгэх удирдлага болон шаардлагатай этгээд цахим болон цаасан байдлаар баталгаажуулан хүчин төгөлдөр байдлыг хангана.
4.2.4.1 Баримт бичгийг цаасан байдлаар баталгаажуулахад Байгууллагын гүйцэтгэх удирдлага болон шаардлагатай этгээд буюу тухайн мэдээллийн эзэмшигч нь гарын үсэг зурж баталгаажуулна.
4.2.4.2 Баримт бичгийг office.erxes.io баталгаажуулахад боловсруулсан этгээдийг “Written by” гэж бичиж, “боловсруулсан этгээдийн овог нэр” байдлаар тэмдэглэнэ. баталгаажуулсан этгээдийг “Published by”, “баталгаажуулсан этгээдийг овог нэр” гэж тэмдэглэнэ.
4.2.4.3 Бусад "plugin" ашиглан зөвшөөрөл олгох тохиолдолд тухайн мэдээллийн эзэмшигч нь "Note" бичин, "Assign" хийж хариуцах этгээдийг үүрэгжүүлж болно.
4.2.5 Нууц ангиллын баримт бичгүүдийг цахим хэлбэрээр хадгалахдаа хандах эрхийг хязгаарлаж, цаасан хэлбэрээр ашиглалтыг хандах эрхийн хүрээнд хязгаарлах боломжтой байдлаар(цоожтой шүүгээ, сейф, өрөө г.м) хадгална.
4.3 Баримт бичгийг хэвлэн нийтлэх, түгээх, дамжуулах
4.3.1 Баримт бичгийн хариуцагч нь шаардлагагүй тохиолдолд эцэслэгдээгүй болон батлуулах шаардлагагүй баримт бичгийг хэвлэхгүй байхыг эрмэлзэнэ.
4.3.2 Принтер, факсын аппаратаар хэвлэх команд өгсөн үедээ шуурхай очиж авдаг байна.
4.3.3 Нээлттэй болон удирдлагын зөвшөөрлөөр нийтэд ил болгох, нийтлэх мэдээллийг хариуцсан ажилтан нь тухайн мэдээллийн эзэмшигчээр хянуулж, байгууллагын албан ёсны хаягийг ашиглан нийтэлнэ. Үүнд Facebook, Instagram, Linkedin etc,. авч үзнэ.
4.3.4 Нээлттэйгээс бусад ангиллын баримт бичгүүдийг уг мэдээллийн эзэмшигчийн зөвшөөрөлгүйгээр олшруулан хуулбарлахыг хориглоно. Зөвшөөрөлтэйгөөр олшруулан хуулбарлах тохиолдолд мэдээллийн ангиллыг тод харагдахаар тавьж өгнө.
4.3.5 Нээлттэйгээс бусад ангиллын баримт бичгүүдийг шаардлагатай тохиолдолд дотооддоо зөвхөн байгууллагын мэдлийн цахим шуудан(@erxes.io), цахим орчноор(*.erxes.mn, *.erxes.io, discord channel) хандах эрх бүхий этгээдэд дамжуулах ба ингэхдээ нууц ангиллын мэдээллийг заавал шифрлэнэ. Шифрлэхэд хэрэглэсэн нууц үгийг мэдээлэл солилцсоноос өөр сувгаар дамжуулна.
4.3.6 Нээлттэйгээс бусад ангиллын баримт бичгүүдийг шаардлагатай тохиолдолд гадагшаа буюу хамаарал бүхий этгээдэд зөвхөн байгууллагын мэдлийн цахим шуудан(@erxes.io) ашиглан тухайн зөвхөн мэдээллийн эзэмшигч нь дамжуулах ба ингэхдээ нууц ангиллын мэдээллийг заавал шифрлэнэ. Шифрлэхэд хэрэглэсэн нууц үгийг мэдээлэл солилцсоноос өөр сувгаар дамжуулна.
4.3.7 Сүлжээ болон системээр дамжуулж буй мэдээлэл нь TLS, HTTPS,VPN гэх мэт аюулгүй протоколуудыг ашиглан шифрлэгдсэн байна.
4.3.8 Нууц ангиллын мэдээлэл бүхий цаасан баримт бичгийг лац тэмдэгтэй найдвартай дугтуй, саванд хийж зөвхөн гараас гарт гэсэн зарчмаар дамжуулна. Зайлшгүй тохиолдолд баталгаат шуудан ашиглаж болно.
4.3.9 Эрх бүхий байгууллага болон мэдээлэл солилцох шаардлагатай ашиг сонирхолын бүлгүүдэд мэдээлэл дамжуулах болон хүлээн авахад удирдлагын зөвшөөрөлтэйгээр байгууллагын мэдээллийн цахим шуудан(@erxes.io) эсхүл албан бичиг байдлаар төлөвлөж, хэрэгжүүлж бүртгэнэ.
4.4 Баримт бичгийг хүчингүй тооцон ашиглалтаас хасах, устгах
4.4.1 Баримт бичгийн хэрэгжүүлэлтэд өөрчлөлт орсон, менежментийн тогтолцоонд өөрчлөлт орсон, бүтцэд өөрчлөлт орсон, шаардлагад өөрчлөлт орсон гэх мэт тохиолдлуудад батлагдсан баримт бичгүүдийг тушаалаар хүчингүйд тооцож, ашиглалтаас хасна.
4.4.2 Баримт бичигт шинэчлэлт оруулсан болон ашиглалтаас хассан тохиолдолд эзэмшигч нь тухайн баримт бичгийг хүчингүйд тооцож, бүртгэлийн мэдээлэлд тусгуулна. Ингэхдээ цахим хэлбэрээр батлагдсан баримт бичигт шинэчлэлт, өөрчлөлт оруулах тохиолдол сүүлийн хувилбарыг "Archive Knowledge base" -д оруулж шинэчлэлтийг "Drafted" байдлаар боловсруулна.
4.4.3 Батлагдсан цаасан баримт бичгийн хүчингүй болсон хувийг архивлагдсан мэдээлэл ангилалд тооцож, архивд байршуулан, холбогдох хуулийн дагуу хадгална.
4.4.4 Цахим хэлбэрээр батлагдаж, бүртгэгдсэн цахим баримт бичгийн хүчингүй болсон хувийг эзэмшигч нь баталгаажуулан хүчингүйд тооцож тэмдэглэгээ үлдээж, нөөцлөлтийн дагуу нөөцөлнө.
4.4.5 Хадгалах хугацаа дууссан, архивлах шаардлагагүй цаасан баримт бичгүүдийг цаас устгагч төхөөрөмж ашиглан эсхүл жижиглэн эвлүүлэх боломжгүй байдлаар устгана.
4.4.6 Цахим хэлбэрээр нөөцлөгдсөн мэдээллүүдийг нөөцлөлтийн хугацааг баримтлан ахин сэргээх боломжгүй байдлаар устгана.
4.5 Бүртгэлийн хяналт
4.5.1 Байгууллагын боловсруулагдаж буй баримтжуулсан мэдээлэл бүрээс гарах бүртгэлийг тухайн баримт бичгийн эзэмшигч тодорхойлон баримт бичгүүдэд тусгах ба бүртгэлүүд нь Дотоод ангиллын мэдээлэл байна.
ТАВ. ГАДНЫН ЭХ СУРВАЛЖ БҮХИЙ БАРИМТ БИЧГИЙН ХЯНАЛТ
Баримт бичиг боловсруулах, менежментийн тогтолцооны хяналтыг тогтоох хүрээнд ашиглагдаж буй, холбогдох гаднын эх сурвалж бүхий баримт бичгүүд(Хууль, стандарт, зохицуулалт, г.м)-ийг Шаардлагын бүртгэлд бүртгэх ба тэдгээрийн шинэчлэл өөрчлөлтийг хянаж, өөрчлөлтийн тухай мэдээллийг дотооддоо мэдээлдэг байна.