Энэ зааварчилгаа нь Энтерпрайз харилцагчид ажил гүйцэтгэх төслийн үйл явцыг дэлгэрэнгүйгээр тайлбарласан болно.
INTRODUCTION
Төсөл гэдэг нь энтерпрайз харилцагчдынхаа захиалгын дагуу бүтээж буй “Харилцагчдын эсвэл багийн гишүүдийн туршлага дээр суурилсан консепц гаргах, түүнтэй уялдан erxes платформ дээр суурилсан цахим хуудас болон мобайл аппликейшн хийж гүйцэтгэх ажлыг цогцоор нь хэлнэ. Төслийг манай энтерпрайз багийнхан гардан гүйцэтгэх бөгөөд энэхүү зааварчилгаагаар багийн гишүүд ямар оролцоотойгоор төсөлд оролцохыг тодорхойллоо.
Төслийн үе шатууд:
1. Бэлтгэл ажил шат
Энэ үе шатанд төслийн мэдээллээ дата бааздаа бүртгэж авах, шаардлагатай ажлын талбаруудаа үүсгэх, ажиллах багийн гишүүдийг үүсгэсэн ажлын талбарт урих ажлууд хамаарна. Хамааралтай үе шатууд:
Гэрээ байгуулагдаагүй
Гэрээ байгуулагдсан
Төслийн менежмент
Бэлтгэл ажил нь ихэвчлэн гэрээ байгуулагдаснаас хойш (цөөн тохиолдолд гэрээ байгуулагдахаас өмнө) хийгддэг.
Борлуулалтын албаны өгсөн мэдээллийн дагуу гэрээ байгуулагдах гэж байгаа эсвэл байгуулагдсан ажлын ерөнхий мэдээллийг төслийн менежер хүлээн авч тухайн төслийн картыг үүсгэж, бэлтгэл ажлыг доорх байдлаар хэрэгжүүлнэ. Үүнд:
Энтерпрайз багийн ажлын талбарт карт үүсгэж, мэдээлэл оруулах:
Domain: https://office.erxes.io/
Field: Ticket
Board: NMG
Pipeline: Enterprise Projects
Stage: Шинэ энтерпрайз харилцагчийн нэрээр карт үүсгэнэ.
Name of the card - Agreement No + Company name in Latin + Product name (Жишээ нь: 31.21 - Jur Ur - Web system) Product name нь зөвхөн Project багаас гарсан стандарт нэршилүүдээс сонгож оруулна.
Priority: Чухлын зэргээр хэр яаралтай ажил болохыг тодорхойлж оруулна.
Label: Тухайн төсөлд хамаарах ажлуудын төрлүүдийг сонгон оруулна. Тухайн төрлүүдэд:
CX
EXM
Erxes installation
Marketing concept
Concept Development
WEB UI/UX design
Mobile UI/UX design
Web System
Mobile app
Enhancement
Erkhet
Plugin
Төслийн Description хэсэгт тухайн төслийн үе шат болгоныг гэрээн дээр тусгагдсан Action Plan-ний дагуу жижиглэн оруулна.
Харилцагчийн мэдээллийг оруулах
COMPANIES - Харилцагч байгууллагын датаг erxes системээс энэ талбарт холбоосоор оруулна.
Шинээр компани үүсгэх бол Create a new Company дарж үүсгэнэ.
Эсвэл COMPANIES цэсрүү орж - Companies- Add company дарж шинэ компани үүсгэнэ.
CUSTOMERS - Харилцагч байгууллагаас энэ төсөл дээр ажиллаж байгаа гишүүдийг датаг системээс холбоосоор оруулна.
Шинээр харилцагч үүсгэх бол Create a new Customer дарж үүсгэнэ.
Эсвэл CUSTOMERS цэс рүү орж - Customers- Add customer дарж шинээр харилцагч үүсгэнэ.
Дараа нь тухайн картны баруун хэсэгт доорх байдлаар мэдээлэл оруулна. Үүнд:
ASSIGNED TO | Тухайн төсөлд ажиллах бүх гишүүдийг урина. |
ТӨСЛИЙН ЕРӨНХИЙ МЭДЭЭЛЭЛ | |
АЖЛЫГ ГҮЙЦЭТГЭЖ ЭХЛЭХ ХУГАЦАА: | Гэрээний драфтын дагуу төсөл эхлэх хугацааг зооно. |
АЖЛЫГ ГҮЙЦЭТГЭЖ ДУУСАХ ХУГАЦАА: | Гэрээний драфтын дагуу төсөл дуусах хугацааг зооно. |
ТӨСЛИЙН МАСТЕР ХАВТАС Төсөлтэй холбоотой бүх файлууд энэ хавтаст (google drive) хадгалагдана. | Тухайн төсөлд зориулсан мастер фолдер нь төсөлтэй холбоотой бүх чухал файлыг хадгалдаг. Гүүгл драйв дотор Файл нэртэй фолдер руу ороод Эн Эм Эм Эй фолдер- Гэрэгэ фолдер- төслүүд нэртэй фолдер дотроос тухайн төслийн мастер файлуудыг авна. |
БАТЛАГДСАН ГЭРЭЭ | Батлагдсан гэрээний линкийг Google Drive-аас хавсаргах талбар |
ТӨСЛИЙН МЕНЕЖМЕНТ | Төслийн менежер таны хөтлөх хэсэг |
WOW FACTOR | Энэ төсөлд маркетингийн консепт гаргах шаардлагатай бол үүнд ямар ажлууд орж байгааг сонголт хэсгээс сонгон оруулна. |
АЖЛЫГ ЭХЛҮҮЛЭХ ЭСЭХ | Ажил албан ёсоор эхэлсэн тохиолдолд |
ТӨСЛИЙН МЕНЕЖЕРИЙН ХИЙХ АЖЛУУД | Доорх ажлуудыг хийгдсэн дариуд энэхүү бүртгэлийн систем дээр мэдээллээ доорхын дагуу оруулна. |
| Эхний дотоод уулзалт зохион байгуулж, багийн гишүүд төслийн мэдээлэл хоорондоо солилцоно. |
| Discord буюу мэдээлэл түргэн солилцох сувагт нэвтрэх зааварчилгаа харилцагч талаас ажиллах төслийн багийнханд илгээсэн тохиолдолд |
| Discord дээр тухайн төсөл дээр ажиллах харилцагч талаас болон манай талаас багийн гишүүдийн мэдээллээ солилцох суваг үүсгэх - https://discord.gg/VKem8zyR |
| Discord дээр тухайн төсөл дээр ажиллах зөвхөн дотоод баг мэдээллээ солилцох суваг үүсгэх - https://discord.gg/VKem8zyR |
| Тухайн төслийн гишүүд хоорондоо мэдээллээ солилцох, файлуудаа дундаа share-лэх фолдер үүсгэсэн тохиолдолд |
| Тухайн төсөл дээр ажиллах баг бүрэн томилогдсон тохиолдолд |
2. Төсөлтэй танилцах үе шат
Энэ үе шатанд төслийн баг харилцагчидтай болон борлуулалтын албатайгаа уулзаж төслийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг авснаар технологийн болон дизайны шийдлүүдээ тодорхойлж ажлын цар хүрээ, хийгдэх нарийвчилсан хугацаа болон ажиллах багийн гишүүдээ томилж, төслийн ажлын албан ёсоор эхлүүлдэг. Хамааралтай үе шатууд:
№ | Үе шат | Хэн хариуцах вэ? | Тайлбар | Анхаарах зүйл |
1. | Дотоод, гадаад kick-ff уулзалт | Төслийн менежер | Төслийн ерөнхий мэдээлэл авах зорилготой уулзалт. Энэ уулзалтын тэмдэглэлийг тэмплэйт-ийн дагуу хөтлөх, мөн төслийн менежер асуух асуулт ярилцах, зүйлсээ бэлдэх. | Сунжирахгүй, 60 минутанд багтаах. |
2. | Дизайн спринт | Дизайнер эсвэл төслийн менежер | Энэ уулзалтаар манай баг болон харилцагч талаас төсөлд хамааралтай хүмүүс оролцож хэрэгжүүлэх гэж буй төслийн зорилго, бүтцийг илүү нарийн хэлэлцэж гаргасан шийдлүүд, санаанууд дээр санал өгөх байдлаар явагдана. Илүү дэлгэрэнгүйг эндээс. |
|
3. | Бичиг баримт бүрдүүлэх | Төслийн менежер | Төслийн цар хүрээ, бүтцийг тодорхойлох бичиг баримт бөгөөд багийн ямар ч гишүүн бичиг баримттай танилцаад, өөрийн даалгаврыг ойлгодог байх. |
|
3.1 | Шаардлагын бичиг баримт | Төслийн менежер | Төслийн хүрээнд хийгдэх ажлыг энэ загварын дагуу тодорхойлно. Харилцагч талаас санал хүсэлт авж сайжруулан, батлуулна. |
|
3.2 | Бүрдэл хэсгүүдийн жагсаалт | Төслийн менежер | Системийн нарийн задаргаа, ямар үе шатанд хийгдэх, ямар модультай хамааралтай зэрэг жагсаалтыг агуулна. Мөн харилцагч талаар заавал батлуулна. |
|
2. Kick Off уулзалт
starPRO-TIP
Уулзалт 60 минут үргэлжлэх ба системд нэвтэрч ажиллах гишүүдтэйгээ танилцах болон ажлаа хэрхэн төлөвлөх талаар бүдүүвчилсэн төлөвлөгөө гаргах гэсэн зорилготой тул уулзалтаар хэт нарийн яриа өрнөх боломжгүй болохыг урьдчилан мэдэгдэнэ.
Уулзалтын өдрөөр картанд checklist үүсгэж тухайн уулзалтанд яригдсан бүхий л мэдээллүүдээ картандаа тэмдэглэж явна.
Уулзалтын эхэнд манай байгууллагаас уулзалтанд оролцож байгаа гишүүдийг танилцуулна.
Нэвтрүүлэлтийн ажилд тус болох Excel sheet дээрээ урина.
Ерөнхий загвар excel sheet энд байна. Нэр: General-Onboarding materials
Эксэл хоёр гол хэсгээс бүтнэ.
Action Plan - Тус төлөвлөгөөний дарааллаар нэвтрүүлэлтийн ажил явагдана.
Client needs prepare - Бэлдэж оруулсан жишээ загварын дагуу энтерпрайз компанийн бэлтгэлээ ажлуудаа хийнэ. эрэгтэй модулиудын мэдээллүүдийг оруулна
Энд эрхэсрүү нэвтрэх бүхий л мэдээллүүдээ оруулж явна гэдгийг сайтар ойлгуулна.
Ажлын төлөвлөгөөний талаар тайлбарлан өгч ямар дарааллаар нэвтрүүлэхээ тайлбарлана.
Картанд үүссэн properties-үүдийн дэс дарааллаар харилцагчдаас excel sheet дээрээ мэдээллээ бэлдүүлэн, системд оруулах байдлаар нэвтрүүлэлт явагдана.
Ажил хийгдсэн дариуд тухайн талбарыг чеклээд явна.
Эхний уулзалтаас хойшхи уулзалтуудад:
Харилцагч талын болон өөрийн авсан гэрийн даалгавруудаа шалгах үзүүлэх
Ажлын төлөвлөгөө болон Client needs prepare дээр ороогүй байгаа мэдээллүүдээ тухайн уулзалт дээр авах боломжтойг нь аваад бөглөөд гэрийн даалгаварт тодорхой хэдэн хийх боломжтой зүйлсээ өгөх хийлгэхho
errorCAUTION
Нэг уулзалт дээр програмын хэт их мэдээллийг ярихаас зайлсхийх хэрэгтэй!!
Уулзалт бүрийн дараа заавал хоёр талын хийх ёстой даалгавруудыг ойлгомжтой болгож эксэлийн homework хэсэгт оруулна.
Тухайн даалгавраа хэдий хугацаанд дуусах боломжтойг асууж дараагийн уулзалтыг тухайн үед шууд товлоно.
Серверийн ажил домэйн хэр явцтай байгааг асуугаад бэлэн биш байсан ч Client needs prepare хэсэгт хэрэгтэй мэдээллүүдээ авна
3. Өөрийн тогтмол хийх үйлдлүүд
Харилцагчидаас ирсэн алдаануудыг байнга бүртгэх тэмдэглэх хэр явцтай явж байгааг өглөө бүр 09:00 цагт шалган 10:00 хөгжүүлэгчидийн хурлаар асуух тодруулах, backlog руу орсон хүсэлтүүдийн хойноос хэзээ спринтрүү орох яаралтай хүсэлтүүдээ нааш нь татах зэрэг арга хэмжээг авна. Мөн өөр бусад ажилчид, дарга нар, харилцагчид хэнээс ч даалгавар авсан бай бичиж тэмдэглэх нь зохимжтой байдаг. Тухайн өдөр хийж дуусгах ажлын жагсаалтаа харснаар аливаа үүрэг даалгавар амлалт мартагдахгүй давуу талтай.
4. Ажил хүлээлцэх
Төслийн ажлыг бүрэн гүйцэт хүлээлгэж өгснийг ажил хүлээлцэх актаар баталгаажуулах бөгөөд ажил хүлээлцэх актанд гэрээний дагуу хийгдэх ажлууд, захиалагч тал болон гүйцэтгэх тал, хүлээлцсэн огноо эрх бүхий ажилтны албан тушаал болон гарын үсэг болон шаардлагатай нэмэлт мэдээллүүд орсон байна.