🧯 Харицлагчидын асуудлууд хуримтлагдаж "Гал" асах үед авах арга хэмжээ

Харилцагчийн олон асуудал шийдэгдэлгүй удах, мэдээлэл дутуу байх, эсвэл ойлголцолгүйгээс болж бухимдал үүсэх тохиолдолд дараах алхмуудыг шат дараатайгаар хэрэгжүүлнэ. Энэ нь асуудлыг эрт оношлох, багуудын дунд нэгдмэл ойлголт бий болгох, харилцагчийн итгэлийг хадгалах зорилготой.

✅ Заавар

I. Харилцагчтай холбоотой алхмууд

1. Харилцагчтай уулзалт товлох
   Уулзалтыг аль болох хурдан хугацаанд, тодорхой зорилготойгоор товлоно.
   
   

2. Харилцагчаар тулгамдаж буй асуудлуудыг дэлгэрэнгүй яриулж авах

   • Хэрэв өмнө нь имэйл, чат болон бусад сувгаар асуудлаа илгээсэн бол уулзалтаас өмнө боломжит хэмжээнд нэгтгэн уншиж, судалсан байх.

   • Ярианы явцад тэдгээр асуудлууд бүгд бүртгэгдсэн эсэхийг шалгах зорилгоор асуулт асууж, дутуу зүйлсийг нэмж бүртгэх.
     
     

3. Асуудлуудыг багцлах, бүлэглэх

   • Агуулгаар нь ангилах: алдаа, нэмэлт хүсэлт гэх мэт

   • Хамаарах модулиар нь ангилах: вэбсайт, erxes систем, Inbox модуль гэх мэт
     
     

4. Хамгийн чухал 3-5 асуудлыг онцлох

   • Ярианы явцад тодруулах асуултууд тавьж, тухайн харилцагчийн хувьд хамгийн яаралтай, эмзэг асуудлуудыг тодорхойлж жагсаан авна.
     
     

II. Дотоод зохион байгуулалт

1. Асуудал бүрт хариуцах хүнийг оноох

   • Хэн тухайн асуудлыг шийдвэрлэх боломжтойг тодруулж, нэр зааж тэмдэглэх

   • Хэзээ шийдвэрлэх боломжтой хамгийн эрт хугацааг (ETA) авч тэмдэглэх

   • Хэрэв хуваарилалт тодорхойгүй бол шийдвэр гаргах эрхтэй хүмүүс (жишээ нь: МЖ, Амура)–тэй зөвлөлдөнө.
     
     

2. Топ 5 асуудлыг 2 долоо хоногийн дотор шийдвэрлэх боломжийг эрэлхийлэх

   • Хэрэгжүүлэх боломжийг үнэлж, шаардлагатай бол бусад багийн туслалцаа авч ажиллана.
     
     

III. Харилцагчтай харилцах харилцаа

1. Уур бухимдлыг хэт сүр болгон хүлээж авахгүйгээр төвлөрч сонсох

   • Ярианы явцад гол асуудлуудыг анзаарч, бүртгэгдсэн жагсаалттайгаа тулган шалгах.
     

2. Асуудлуудтай холбоотой мэдээллийг үнэн зөв, тогтмол шинэчлэн өгөх

   • Хөгжүүлэгчийн өгсөн хугацаан дээр 1-2 долоо хоногийн “buffer” нэмэх

   • Шаардлагатай яаралтай асуудалд 1-3 хоногийн хугацаа нэмж хэлэх нь зүйтэй
     

3. Харилцагчийн сэтгэл хөдлөлд хэт автахгүй байх

   • Уурласан хандлагыг хувийн шинжтэй хүлээж авахгүй, мэргэжлийн түвшинд тайван хариу өгөх
     

4. Ажлын цагаар харилцах

   • Ажлын бус цагаар харилцахгүй байхыг зорих
     

5. Харилцагчтай олон нийтийн сувгаар харилцах

   • Жишээ нь: Shared Slack, Discord зэрэг ил тод, хяналттай сувгуудыг ашиглах
     

6. Харилцагчийн асуудлыг “өөрийн мэт” ойлгож, шийдвэрлэхэд сэтгэл шулуудсан байдалтай хандах

Хариуцлагатай, эерэг хандлага харилцагчийн итгэлийг сэргээж, хамтын ажиллагаанд эерэг нөлөө үзүүлнэ.